Infopankin sisällöntuotanto-ohje 2010
Versio 1: 19.11.2010
Ohjeen käyttö
Tämä ohje on tarkoitettu Infopankki.fi -verkkopalvelun sisällöntuottajille Infopankki-toimituksessa sekä Infopankin jäsenkuntien paikallistoimituksissa.
Infopankki-toimitus vastaa valtakunnallisten sekä Helsingin seutu -sivujen sisällöstä. Jäsenkunnat vastaavat omien kuntakohtaisten sivujensa sisällöistä. Suosituksena on, että kaikki Infopankin jäsenkunnat käyttävät tätä ohjetta, jotta Infopankin sivut olisivat laadukkaat ja yhdenmukaiset.
Tätä ohjetta päivitetään säännöllisesti Infopankin sisältötiimissä. Kun ohjeeseen tehdään muutoksia, päivitetty versio toimitetaan jäsenkuntien yhteyshenkilöille. Ohje on myös saatavissa osoitteessa www.infopankki.fi/sisallontuotanto-ohje.
Palvelun kohderyhmät ja yleiset Infopankin sisällöntuotannon periaatteet
Infopankilla on kolme kohderyhmää. Tietoa tarjotaan
- Suomessa asuville maahanmuuttajille kotoutumisen tueksi
- Suomeen muuttamista suunnitteleville henkilöille maahanmuuttoa helpottamaan
- Maahanmuuttajien tai maahanmuuttoasioiden parissa työskenteleville henkilöille asiakastyön ja ammatillisen osaamisen tueksi
Infopankin tehtävä on tarjota maahanmuuttajille tietoa suomalaisesta yhteiskunnasta ja julkishallinnon palveluista helposti ymmärrettävässä muodossa. Verkkopalvelusta ja sen sisällöistä on kaiken aikaa näyttävä se, että palvelu kertoo Suomesta ja se on suunnattu maahanmuuttajille.
Yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja osallistuminen ovat verkkopalvelun läpileikkaavat teemat, jotka tulee huomioida kaikessa sisällöntuotannossa.
Ohjeita tekstien kirjoittamiseen
- Kirjoita jokainen teksti niin, että teksti avautuu lukijalle, vaikka hän ei tuntisi suomalaisen yhteiskunnan toimintatapoja tai historiaa.
- Tekstin täytyy avautua myös peruskoulutetulle henkilölle, mutta se ei kuitenkaan saa aliarvioida lukijaa.
- Pidä yksittäisen sivun tekstimäärä pienenä. Yhdellä verkkosivulla saa olla tekstiä enintään noin yhden A4-arkin verran, koska teksti on tarkoitettu luettavaksi ruudulta. Myös kappaleiden on hyvä olla lyhyitä.
- Käytä selkeää, ymmärrettävää ja helppolukuista kieltä. Tarvittaessa selitä vaikeat termit. Infopankin tekstin tulee olla laadukasta, selkeää yleiskieltä, ei kuitenkaan varsinaista selkokieltä.
- Kerro asiat konkreettisesti ja vältä abstrakteja ilmaisuja.
- Kirjoita selkeitä lauseita ja suosi helppoja verbimuotoja. Suosi suoraa sanajärjestystä. (subjekti + verbi + objekti). Tekstin ei kuitenkaan tarvitse olla pelkkiä päälauseita, vaan selventäviä sivulauseita voi käyttää.
- Sijoita asiasisällön kannalta keskeisimmät käsitteet päälauseeseen, virkkeiden alkuun.
- Vältä pitkiä lauseita ja pitkiä yhdyssanoja.
- Kirjoita loogisesti, esimerkiksi syystä seurauksiin etenevää tekstiä.
- Käytä tekstissä selventäviä väliotsikoita ja luettelomerkkejä.
- Vältä lyhenteitä ja virkakieltä.
- Jätä kappaleiden väliin tyhjä rivi (pakotettu riviväli = Shift + Enter) ja pidä kappaleet lyhyinä.
- Kirjoita helposti silmäiltävää tekstiä, koska verkkotekstiä voidaan lukea myös valikoiden ja sattumanvaraisessa järjestyksessä.
- Vältä lauseenvastikkeita, koska lauseenvastikkeiden verbi ei ilmaise selkeästi aikamuotoa tai tekijää. Lauseenvastikkeen ymmärtäminen vaatii vuosien suomen kielen opintoja. Esimerkki: Tilausta käsiteltäessä on tapahtunut virhe. > Kun tilausta käsiteltiin, tapahtui virhe.
- Vältä passiivia ja puhuttele lukijaa suoraan: ”Kun muutat Suomeen,… ei: Kun henkilö muuttaa Suomeen”.
- Vältä tarpeettomia kieltomuotoja, esimerkiksi: ”Älä jätä TV:tä päälle. > Sulje TV.”
- Kun jokin paljon käytetty termi muuttuu, on hyvä käyttää uutta ja vanhaa termiä rinnakkain (esimerkiksi ELY-keskus, entinen TE-keskus)
- Älä käytä tekstissä kursiivia.
- Huolehdi siitä, että tekstissä ei ole kirjoitus- tai kielioppivirheitä.
Sisällöntuotannon prosessit
Infopankissa on kaksi erilaista sisällöntuotannon prosessia. Ne ovat
1) kokonaan uusien sisältöjen tuottaminen ja kääntäminen 14 kielelle sekä
2) päivityskäännökset
Uudet sisällöt infoFinland.fi -palveluun
Uudet sisällöt -prosessissa tuotetaan kokonaan uutta sisältöä vuonna 2012 aukeavaan infoFinland.fi-verkkopalveluun. Sisällöt kirjoitetaan vuoden 2010 aikana tuotetun sisältösuunnitelman mukaan, jossa huomioitu Infopankin käyttäjien kommentit uusista sisältötarpeista.
Taustatiedon etsintä ja raakatekstin kirjoittaminen
Kun alat tuottaa sisältösuunnitelman pohjalta tekstiä, etsi tarvittavat tiedot Internetistä, painetuista julkaisuista jne. Lisää tekstiin oman harkintasi mukaan myös tarvittavaksi katsomiasi tietoja, joita ei ole huomioitu sisällöntuotantosuunnitelmassa.
Tarkistus asiantuntijoilla
Infopankin kaikki tekstit tarkistetaan sisällön asiantuntijoilla. Tämän vuoksi sisällöntuotannon tueksi rakennetaan yhteyshenkilöverkosto.
Kun alat tuottaa uutta sisältöä uuteen verkkopalveluun, etsi kaikkiin sisältökokonaisuuden aiheisiin liittyen yhteyshenkilöt. Kun otat yhteyttä uuteen organisaatioon, kerro ensin mikä Infopankki on ja mistä verkkopalvelu-uudistuksessa on kyse. Voit käyttää yhteydenottoon myös mallikirjepohjaa.
Pyydä organisaatiota määrittelemään Infopankki-yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt, jotka voivat a) kommentoida kirjoittamaasi tekstiluonnosta b) toimia myös jatkossa Infopankki-yhteyshenkilöinä, joita voi konsultoida tarvittaessa. Kirjaa yhteyshenkilöidesi yhteystiedot yhteyshenkilörekisteriin, jotta myös muut voivat hyödyntää tietoja.
Kun olet saanut valmiiksi selkeän tekstiluonnoksen, lähetä se sähköpostitse yhteyshenkilöille kommentoitavaksi. Tee kommenttipyyntöjä varten selkeä, realistinen aikataulu. Voit käyttää eri organisaatioista tulleiden sisältökommenttien koordinointiin mallipohjaa.
Tekstin viimeistely
Kun saat asiantuntijoilta kommentit, tee tekstiin tarvittavat muutokset ja korjaukset. Aikaa on syytä varata myös lisätietojen pyytämiseen yhteyshenkilöiltä.
Tee tekstiin käännösohjeen mukaiset käännösmerkinnät.
Oikoluku Infopankissa
Saatuasi tekstin mahdollisimman valmiiksi, oikolueta se jollakulla toisella Infopankin työntekijällä. Tähän pitää myös varata aikaa.
Tekstin lähettäminen käännätykseen
Kun teksti on viimeistelty ja oikoluettu, lähetä se käännöstoimistoon ja pyydä hinta- ja aikatauluarviota. Hinta-arvion saatuasi tee käännöstyöstä tilauslomake (Kosti). Lisää aina käännöspohjan alkuun merkintä käytössä olevan käännösohjeen versionumerosta. Kun teet itsellesi aikataulua käännöstyön koordinointiin varaa aikaa myös virheiden korjaamiseen, kääntäjien ohjeistamiseen ja reklamaatioihin.
Sisällön syöttäminen
Kun käännetyt tekstit on saatu käännöstoimistosta, tarkistettu ja mahdolliset virheet reklamoitu ja korjattu, vie viimeistelty, korjattu teksti kieliversioineen verkkoon suunnitellun aikataulun mukaisesti.
Tiedottaminen
Tiedota uusista sisällöistä käyttäjille.
Päivityskäännökset
Infopankissa kerätään päivityskäännökset –tiedostoon päivitystarpeita. Tämän lisäksi verkkopalvelu-uudistuksen valmistuttua pyritään kaksi kertaa vuodessa käymään läpi koko verkkopalvelu, tarkistamaan, että tiedot ovat ajan tasalla ja tekemään vanhentuneista tiedoista päivityskäännökset.
Kopioi Infopankin verkkosivulta Word-tiedostoon suomenkieliset sivut, joille muutoksia tehdään. (Word-tiedoston on oltava muodossa tiedoston_nimi_tähän.doc, Word 97-2003) Tämän jälkeen hän tee teksteihin käännösohjeen mukaiset merkinnät tekstien päivittämiseksi.
Usein tekstin päivittäminen edellyttää yhteistyöverkoston konsultoimista. Tämä voidaan tehdä sähköpostitse tai puhelimitse. Tärkeää on kuitenkin, että saaduista tiedoista jää kirjallinen dokumentti, jotta pystytään seuraamaan, mistä mikäkin tieto on saatu.
Kopioi verkosta suomenkielisen käännöspohjan lisäksi kielittäin kaikki kohdekieliset sivut (14 kpl), joille päivityskäännöksessä tehdään muutoksia (muodossa tiedoston_nimi_tähän.doc, Word 97-2003). Älä kuitenkaan tee näihin dokumentteihin mitään käännösmerkintöjä. Kääntäjä lukee muutosmerkinnät suomenkielisestä dokumentista ja tekee sen mukaisesti muutokset kohdekieliseen tiedostoon.
Ennen päivityslause -tekstin lähettämistä käännöstoimistoon anna se toiselle Infopankin työntekijälle oikoluettavaksi. Myös tähän on varattava aikaa.
Kun teksti on viimeistelty ja oikoluettu, lähetä se käännöstoimistoon ja pyydä hinta- ja aikatauluarviota. Hinta-arvion saatuasi tee käännöstyöstä tilauslomake (Kosti). Lisää aina käännöspohjan alkuun tulee aina lisätä merkintä käytössä olevan käännösohjeen versionumerosta. Kun teet itsellesi aikataulua käännöstyön koordinointiin varaa aikaa myös virheiden korjaamiseen, kääntäjien ohjeistamiseen ja reklamaatioihin.
Kun käännetyt tekstit on saatu käännöstoimistosta, tarkistettu ja mahdolliset virheet reklamoitu ja korjattu, vie viimeistelty, korjatun teksti kieliversioineen verkkoon suunnitellun aikataulun mukaisesti.
Hakukoneoptimointi
Infopankin sisällöntuotannossa kiinnitetään huomiota siihen, että sisällöt on tuotettu hakukoneystävällisesti. Lue säännöllisesti läpi hakukoneoptimointiohje sen varmistamiseksi, että ohjeen esiin tuomat asiat huomioidaan sisällöntuotannossa. Ohje toimitetaan myös Infopankin jäsenkuntien sisällöntuottajille.
Keskeisiä hakukoneystävällisen sisällöntuotannon periaatteita
- sisällön keskeisten käsitteiden on hyvä löytyä sivun otsikosta, sisällön pää- ja väliotsikoista sekä leipätekstissä läpi tekstin erityisesti virkkeiden alussa
- avainsanat kannattaa mahdollisuuksien mukaan sijoittaa linkitysten lähelle
Linkit
Nykyisen palvelun linkit
Infopankki.fi -palvelussa palvelun sisäiset ja ulkoiset linkit ovat kaikki leipätekstin seassa. Päivityskäännöksissä olevat linkit tehdään siis suoraan leipätekstiin.
Uuden palvelun linkit
Uudessa infoFinland.fi -palvelussa linkit on eritelty: sisäiset linkitykset infoFinland.fi-sivuille ovat leipätekstin sisällä. Palvelun ulkopuolelle viittaavat linkit sen sijaan kootaan julkaisujärjestelmän sivupohjaan tehtävälle nostopaikalle leipätekstin ulkopuolelle.
Verkkopalvelun sisäiset linkit infoFinland.fi –palvelun uusiin sisältöihin
Kun lisäät tekstiin sisäisiä linkkejä infoFinland.fi –palvelun muihin sisältöihin, merkitse linkki tähdellä ja alleviivauksella.
Esimerkki:
Työ- ja elinkeinohallinnolla on Työlinja puhelin- ja sähköpostipalvelu, joka neuvoo työllistymiseen, koulutukseen ja yritystoiminnan käynnistämiseen liittyvissä asioissa.
Lue lisää infoFinland.fi:n sivulta *TE-toimiston palvelut.
Tähti on merkkinä linkin alkamisesta ja alleviivaus osoittaa, mihin sanoihin linkki tullaan tekemään. Merkitse sisäinen linkki huolellisesti oikeisiin sanoihin, jotta kääntäjä osaa lisätä merkinnän käännöksiin.
Verkkopalvelun ulkoiset linkit infoFinland.fi –palvelun uusiin sisältöihin
Ulkoisten linkkien luettelossa tarjotaan aina kaikki olemassa olevat kieliversiot. Ulkoiset linkit nimetään aina kuvaavasti (organisaation nimi, linkitettävä sisältö, kieliversiot) ja mikäli linkki on muuhun kohteeseen kuin verkkosivulle, sen yhteydessä määritellään linkin tyyppi ja tiedoston koko (esim. Yhdenvertaisuus -esite, pdf, 345 kb, 18 sivua)
Kun tuotat tekstiä uuteen palveluun, kokoa linkit erilliseen Excel-tiedostoon oheisen mallin mukaisesti. Varmista, että linkkitekstit ovat mahdollisimman lyhyitä.
Linkitysperiaatteet
Infopankki tarjoaa perustietoa ja ohjaa hakemaan lisätietoa muiden organisaatioiden sivuilta. Tämän vuoksi keskeinen osa palvelua ovat runsaat linkit muille sivustoille.
Pääsääntönä on, että Infopankista linkitetään eteenpäin sivuille, joiden sisältö on luotettavaa ja ajantasaista. Joissakin tapauksissa ajantasaisesta sisällöstä joustetaan, kuten linkitettäessä pienten maahanmuuttajayhdistysten sivuille, joita ei välttämättä ylläpidetä säännöllisesti. Infopankista pyritään myös linkittämään sivuille, joilla on olemassa tietoa useilla kielillä. Joissakin tapauksissa tämä ei ole mahdollista ja pelkkä suomenkielinen linkki on parempi kuin ei linkkiä lainkaan.
Pääsääntöisesti Infopankista linkitetään ainoastaan julkishallinnon tai kolmannen sektorin verkkopalveluihin. Tästä poiketaan ainoastaan, kun voidaan katsoa, että yksityisellä sektorilla tuotetaan palvelua, jota julkiselta ei ole saatavissa (esim. asunnonvälityssivustot). Rajaus on tehty tasapuolisuus- ja resurssisyistä.
Kun linkityksiä tehdään on huolehdittava siitä, että tarjottu sivu todella antaa lukijalle lisätietoa aiheesta. Sellaisia linkityksiä ei tehdä, joissa lukija ei saa oleellista lisätietoa tai jossa hänet ohjataan Infopankista toiselle sivulle ja sieltä välittömästi takaisin Infopankkiin.
Kustakin ulkoisesta linkistä tarjotaan kaikki olemassa olevat kieliversiot, jotta kävijä voisi valita sen kielen, jota parhaiten osaa. Myös kieliversiot, jotka ovat jollain muulla kielellä kuin infoFinland.fi –palvelukielellä, tarjotaan.
Kieliversioiden järjestys, kun linkitetään Infopankki tai infoFinland.fi –palveluiden ulkopuolelle on aina sama: suomi, ruotsi, englanti, viro, ranska, venäjä, somali, serbokroatia, turkki, espanja, albania, arabia, persia, kiina, ja kurdi (sorani).
Kun linkitetään muihin kuin edellä mainittuihin kieliin, linkit ilmoitetaan aakkosjärjestyksessä suomenkielisen aakkosjärjestyksen mukaan. Kieliversioiden linkkilista on jokaisessa Infopankki / infoFinland.fi –palvelun kielessä sama.
Liitetiedoston tyyppi ja koko on aina mainittava. (esim. Yhdenvertaisuus -esite, pdf, 345 kb, 18 sivua)
Lähteet
Suluissa dokumentin perässä mahdollinen tieto dokumentin sijainnista: